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Télésecrétariat : opter pour un service de secrétariat médical

L’externalisation est une solution de gestion qui est de plus en plus privilégiée par les entreprises. Peu importe le domaine d’activité, cette option peut être sélectionnée pour permettre aux sociétés de se délester d’une partie de ses tâches. Le service de secrétariat peut être externalisé selon les besoins de l’entité. Un cabinet médical peut tout à fait choisir de bénéficier d’un service de secrétariat médical. Il existe des agences spécialisées qui proposent ce type de prestation.

 Le télésecrétariat médical en quelques mots

Le télésecrétariat représente un des services phares de l’externalisation. Avant de définir plus précisément ce que c’est, il serait intéressant de savoir en quoi l’externalisation consiste. Le concept est assez simple à comprendre. En fait, externaliser un service dans une entreprise c’est confier l’accomplissement des tâches qui s’y rapportent à un sous-traitant. Ce dernier peut être un travailleur indépendant ou bien une agence spécialisée. Le choix entre les deux se fait en fonction du volume de travail, mais aussi selon les exigences du service. En somme, le télésecrétariat médical est donc un service de secrétariat téléphonique médical externalisé.

La prestation est assurée par une structure en dehors du cabinet médical. Un service de secrétariat téléphonique à Madagascar est à la disposition des cabinets médicaux. La mission des télésecrétaires médicales est tout à fait similaire à celle des secrétaires classiques. La plus grande différence entre les deux est que la première œuvre à distance. La télésecrétaire médicale s’occupe notamment de la gestion des appels et de l’accueil téléphonique des patients. Elle gère les prises de rendez-vous, et par conséquent, l’agenda du médecin. La télésecrétaire peut également prendre en charge la réalisation des différentes tâches administratives relatives au service de secrétariat.

Les avantages à tirer de ce service externalisé

Faire le choix de l’externalisation pour son service de secrétariat médical est une décision qui devra être mûrement réfléchie. En effet, confier la mission à un sous-traitant ne devrait pas être prise pour une solution de facilité. Afin de réussir à sauter le pas, il est important de savoir les divers bénéfices de cette technique de gestion du service de secrétariat. On peut notamment citer :

Le gain en efficacité du praticien dans son travail 

Le médecin pourra effectivement être plus concentré sur son activité lorsqu’il confiera la mission de secrétariat médical à un prestataire. Ce dernier le délestera d’une charge de travail qui pourrait entraver d’une certaine manière l’exercice de ses fonctions. En effet, si le médecin doit, en plus de prendre soin de ses patients, gérer lui-même les autres services de son cabinet, il peut s’éparpiller inutilement.

L’économie faite sur le budget du cabinet médical 

Le cabinet médical peut être considéré comme une entreprise. Pour la faire tourner, il est important qu’un budget de fonctionnement soit établi. Faire le choix d’opter pour l’externalisation du service de secrétariat est une initiative qui peut aboutir à une économie au niveau du budget du cabinet médical. Il ne sera pas nécessaire de recruter un secrétaire, ni de réaliser les installations nécessaires pour l’accomplissement des tâches du service.

La flexibilité du service de télésecrétariat

Se tourner vers l’externalisation du service de secrétariat est une technique qui peut tout à fait être utile aussi bien pour les missions ponctuelles que pour les prestations sur le long terme. Avoir recours au télésecrétariat offre une certaine flexibilité au cabinet médical dans la gestion de son secrétariat. La prestation peut être personnalisée selon les besoins du médecin. Ce dernier est invité à faire part de ses besoins afin que l’agence spécialisée puisse y répondre de manière satisfaisante.

Enfin, pour s’assurer de disposer de tous ces bénéfices, il est vivement conseillé au cabinet médical de faire une sélection judicieuse de l’agence avec laquelle il projette de collaborer.

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